Desde un punto de vista amplio, un documento es una prueba material y tangible que da certeza y testimonio de un suceso, un acontecimiento o un hecho realizado por una o varias personas en un momento dado.
Los documentos que componen un archivo son diversos de igual forma que sus formatos por lo que puede estar compuesto por documentos gráficos, digitales, sonoros, analógicos y, por supuesto, escritos.
Dentro de los documentos escritos también sus formatos son diferentes y adoptan muchas variantes: manuscritos, libros, obras, licencias, instancias, permisos, oficios, apuntes o actas, entre otros.
Asimismo, la correspondencia es una parte clave dentro del archivo puesto que las cartas, misivas, epístolas y certificados reflejan las relaciones entre personas e instituciones dando certidumbre de sus actividades y testimonios.
Por tanto, la importancia de la conservación y custodia de los documentos es muy elevada pues permite tener constancia y registro de cualquier actividad con la finalidad de dejar constancia de un hecho para que las generaciones futuras tengan el testimonio y la certeza de los sucesos o acontecimientos pasados.